DSGVO
Vertrag über die Verarbeitung von Daten im Auftrag
zwischen
…………………….
…………………….
…………………….
- Auftraggeber -
und
EEG Expert Limited
And Sokak 15-2
06690 Ankara Çankaya
Turkey
- Auftragnehmer –
1. Allgemeines
(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers i.S.d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.
(2) Sofern in diesem Vertrag der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung“ i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt.
2. Gegenstand des Auftrags
(1) Der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 zu diesem Vertrag festgelegt.
3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers
(1) Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 4 Abs. 6 das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.
(2) Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.
(3) Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen können in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen.
(4) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.
(5) Der Auftraggeber kann weisungsberechtigte Personen benennen. Sofern weisungsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Personen beim Auftraggeber ändern, wird der Auftraggeber dies dem Auftragnehmer in Textform mitteilen.
(6) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.
(7) Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftraggeber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.
4. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers
(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat.
(2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Datenverarbeitung im Auftrag nur in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durchzuführen.
(3) Der Auftragnehmer sichert im Bereich der auftragsgemäßen Verarbeitung von personenbezogenen Daten die vertragsmäßige Abwicklung aller vereinbarten Maßnahmen zu.
(4) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sein Unternehmen und seine Betriebsabläufe so zu gestalten, dass die Daten, die er im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, im jeweils erforderlichen Maß gesichert und vor der unbefugten Kenntnisnahme Dritter geschützt sind. Der Auftragnehmer wird Änderungen in der Organisation der Datenverarbeitung im Auftrag, die für die Sicherheit der Daten erheblich sind, vorab mit dem Auftraggeber abstimmen.
(5) Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.
(6) Die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers außerhalb von Betriebsstätten des Auftragnehmers oder Subunternehmern ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Schriftform oder Textform zulässig. Eine Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber in Privatwohnungen ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Schriftform oder Textform im Einzelfall zulässig.
(7) Der Auftragnehmer wird die Daten, die er im Auftrag für den Auftraggeber verarbeitet, getrennt von anderen Daten verarbeiten. Eine physische Trennung ist nicht zwingend erforderlich.
(8) Der Auftragnehmer kann dem Auftraggeber die Person(en) benennen, die zum Empfang von Weisungen des Auftraggebers berechtigt sind. Sofern weisungsempfangsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsempfangsberechtigten Personen beim Auftragnehmer ändern, wird der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber in Textform mitteilen.
5. Datenschutzbeauftragter des Auftragnehmers
(1) Der Auftragnehmer bestätigt, dass er einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO benannt hat. Der Auftragnehmer trägt Sorge dafür, dass der Datenschutzbeauftragte über die erforderliche Qualifikation und das erforderliche Fachwissen verfügt. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber den Namen und die Kontaktdaten seines Datenschutzbeauftragten gesondert in Textform mitteilen.
(2) Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Absatz 1 kann im Ermessen des Auftraggebers entfallen, wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass er gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen und der Auftragnehmer nachweisen kann, dass betriebliche Regelungen bestehen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, der Regelungen dieses Vertrages sowie etwaiger weiterer Weisungen des Auftraggebers gewährleisten.
6. Meldepflichten des Auftragnehmers
(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet.
(2) Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.
(3) Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, unverzüglich, spätestens aber binnen 48 Stunden ab Kenntnis des Zugriffs mitteilen.
Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss insbesondere folgende Informationen beinhalten:
(a) eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
(b) eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
7. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers
(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12-23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Ziff. 11 dieses Vertrages.
(2) Der Auftragnehmer wirkt an der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber mit. Er hat dem Auftraggeber die insoweit jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.
(3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten.
8. Kontrollbefugnisse
(1) Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer jederzeit im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.
(2) Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i.S.d. Absatzes 1 erforderlich ist.
(3) Der Auftraggeber kann eine Einsichtnahme in die vom Auftragnehmer für den Auftraggeber verarbeiteten Daten sowie in die verwendeten Datenverarbeitungssysteme und -programme verlangen.
(4) Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören.
(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber i.S.d. Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entsprechende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren.
9. Unterauftragsverhältnisse
(1) Die Beauftragung von Unterauftragnehmern durch den Auftragnehmer ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Textform zulässig. Der Auftragnehmer wird alle bereits zum Vertragsschluss bestehenden Unterauftragsverhältnisse in der Anlage 2 zu diesem Vertrag angeben.
(2) Der Auftragnehmer hat den Unterauftragnehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Unterauftragnehmer die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Das Ergebnis der Kontrolle ist vom Auftragnehmer zu dokumentieren und auf Anfrage dem Auftraggeber zu übermitteln.
(3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sich vom Unterauftragnehmer bestätigen zu lassen, dass dieser einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten i.S.d. § 4f BDSG bzw. Art. 37 DSGVO benannt hat. Für den Fall, dass kein Datenschutzbeauftragter beim Unterauftragnehmer benannt worden ist, hat der Auftragnehmer den Auftraggeber hierauf hinzuweisen und Informationen dazu beizubringen, aus denen sich ergibt, dass der Unterauftragnehmer gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragte zu benennen.
(4) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten.
(5) Der Auftragnehmer hat mit dem Unterauftragnehmer einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem Unterauftragnehmer dieselben Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten aufzuerlegen, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt sind. Dem Auftraggeber ist der Auftragsdatenverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Kopie zu übermitteln.
(6) Der Auftragnehmer ist insbesondere verpflichtet, durch vertragliche Regelungen sicherzustellen, dass die Kontrollbefugnisse (Ziff. 5 dieses Vertrages) des Auftraggebers und von Aufsichtsbehörden auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten und entsprechende Kontrollrechte von Auftraggeber und Aufsichtsbehörden vereinbart werden. Es ist zudem vertraglich zu regeln, dass der Unterauftragnehmer diese Kontrollmaßnahmen und etwaige Vor-Ort-Kontrollen zu dulden hat.
(7) Nicht als Unterauftragsverhältnisse i.S.d. Absätze 1 bis 6 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Wartung und Pflege von IT-System oder Applikationen stellt ein zustimmungspflichtiges Unterauftragsverhältnis und Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DSGVO dar, wenn die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betrifft, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden und bei der Wartung auf personenbezogenen Daten zugegriffen werden kann, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden.
10. Vertraulichkeitsverpflichtung
(1) Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die gleichen Geheimnisschutzregeln zu beachten, wie sie dem Auftraggeber obliegen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, dem Auftragnehmer etwaige besondere Geheimnisschutzregeln mitzuteilen.
(2) Der Auftragnehmer sichert zu, dass ihm die jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind und er mit der Anwendung dieser vertraut ist. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und zur Vertraulichkeit verpflichtet hat. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er insbesondere die bei der Durchführung der Arbeiten tätigen Beschäftigten zur Vertraulichkeit verpflichtet hat und diese über die Weisungen des Auftraggebers informiert hat.
(3) Die Verpflichtung der Beschäftigten nach Absatz 2 sind dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuweisen.
11. Wahrung von Betroffenenrechten
(1) Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12-23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützten. Der Auftragnehmer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftraggeber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann.
(2) Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten - insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung - durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen.
(3) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Geltendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.
12. Geheimhaltungspflichten
(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrages zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den soeben genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen.
(2) Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind.
13. Vergütung
(1) Die Vergütung des Auftragnehmers wird gesondert vereinbart.
14. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit
(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO.
(2) Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anlage 3 zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann jederzeit eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.
(3) Der Auftragnehmer wird die von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig und auch anlassbezogen auf ihre Wirksamkeit kontrollieren. Für den Fall, dass es Optimierungs- und/oder Änderungsbedarf gibt, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber informieren.
15. Dauer des Auftrags
(1) Der Vertrag beginnt mit Unterzeichnung und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.
(2) Er ist mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende kündbar.
(3) Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die anzuwendenden Datenschutzvorschriften oder gegen Pflichten aus diesem Vertrag vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt des Auftraggebers oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vertragswidrig verweigert.
16. Beendigung
(1) Nach Beendigung des Vertrages hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unberührt.
(2) Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige und vertragsgemäße Rückgabe und Löschung der Daten beim Auftragnehmer zu kontrollieren. Dies kann auch durch eine Inaugenscheinnahme der Datenverarbeitungsanlagen in der Betriebsstätte des Auftragnehmers erfolgen. Die Vor-Ort-Kontrolle soll mit angemessener Frist durch den Auftraggeber angekündigt werden.
17. Zurückbehaltungsrecht
(1) Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer i.S.d. § 273 BGB hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen wird.
18. Schlussbestimmungen
(1) Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.
(2) Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.
(3) Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.
, den Hamburg, den 3.5.2018
Datum Ort
- Auftraggeber - - Auftragnehmer -
Anlage 1 - Gegenstand des Auftrags
1. Gegenstand und Zweck der Verarbeitung
Der Auftrag des Auftraggebers an den Auftragnehmer umfasst folgende Arbeiten und/oder Leistungen:
Es werden Messdaten (Reaktionszeiten) vom Auftraggeber an den Auftragnehmer übergeben. Ferner werden Patientendaten regelmäßig für die Symptomverfolgung eingegeben, gespeichert und grafisch ausgewertet.
Die Messdaten werden ausgelesen aus dem QIKtest Gerät (Dritthersteller)
Entschlüsseln, Speichern von Testdaten
Analyse von Testdaten und Vergleich
Speichern und Vorhalten der Analysedaten
2. Art(en) der personenbezogenen Daten
Folgende Datenarten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:
Stammdaten der Auftraggebers: Name, Adresse, Telefonnummer und Fax, E-Mail-Adresse, Zeitzone, IP-Nummer, Titel, Firma, Nutzername, Passwort, Kundenhistorie, Vertragsabrechungs- und Zahlungsdaten.
Stammdaten der Patienten: ID, Geschlecht, Geburtsdatum, IP-Nummer, Anonymes Kürzel, E-Mail-Adresse, Nutzername, Passwort, Therapeutenkürzel sowie Messdaten.
3. Kategorien betroffener Person
Kreis der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen:
Auftraggeber und seine Patienten.
4. Weisungsberechtigte Personen des Auftraggebers
Im Einzelfall schriftlich zu klären.
5. Weisungsempfangsberechtigte Personen des Auftragnehmers
Marco Versace
Anlage 2 - Unterauftragnehmer
Der Auftragnehmer nimmt für die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers Leistungen von Dritten in Anspruch, die in seinem Auftrag Daten verarbeiten („Unterauftragnehmer“).
Dabei handelt es sich um nachfolgende(s) Unternehmen:
Serverhosting:
UK Dedicated Servers Limited
Unit 21 West Park 211 Torrington Avenue
Coventry CV4 9AP
United Kingdom
www.ukservers.com
Datensicherungen:
Host-Europe GmbH
Welserstr. 14
51149 Köln
www.hosteurope.de
Zahlungsdienstleistungen:
CopeCart GmbH
Ufnaustraße 10
10553 Berlin
Telefon: 04103-7003001
E-Mail: info@copecart.com
Nur bis August 2020:
Kreditkartenabrechnung:
Stripe Inc.
185 Berry Street, Suite 550
San Francisco CA 94107
USA
www.stripe.com
Deutsche Niederlassung unter www.stripe.com/de in Berlin.
Kreditkartenabrechnungsautomatisierung:
uCollect,
Business Express Technologies Inc
55 Albert Street, Suite 105
Markham, ON L3P 2T4
Canada
www.ucollect.biz
Rechnungsstellung:
Xero Limited
Bank House
171 Midsummer Boulevard
Milton Keynes, MK9 1EB
United Kingdom
www.xero.com
Anlage 3 - Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer trifft nachfolgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit i.S.d. Art. 32 DSGVO.
1. Vertraulichkeit
Die Datenverarbeitung wird im Produktionssystem (Live Server) von einem externen Auftragsverarbeiter geleistet.
Die Gebäude des Servers sind mit elektronischen und schlüsselbasierten Sicherungssystem versehen.
Besucher werden registriert und vom Personal begleitet.
Elektronische Zutrittskontrollsysteme und Personal überwachen und gewährleisten den Zutritt zum jeweiligen Data Center nur für autorisierte Personen. Es besteht eine restriktive Zutrittsregelung. Sicherheitsbereich mit Eingangskontrolle. Zutrittskontrollsystem mit Chipkarten.
Zugangskontrolle
Login mit Benutzername und Passwort, Login mit biometrischen Daten, Anti Viren Software Server, Firewall, Intrusion Detection Systeme, Verschlüsselung von Datenträgern, Verschlüsselung Smartphones, Verwaltung von Benutzerberechtigungen, Erstellen von Benutzerprofilen, Zentrale Passwortvergabe, Richtlinie Sicheres Passwort, Gehäuseverriegelung, Alarmanlage, Schlüssel für Türen
Berechtigungen werden restriktiv vom Administrator erteilt.
Die Erteilung und der Entzug von Berechtigungen werden nach dem Sicherheitskonzept vergeben.
Eingeräumte Berechtigungen werden quartalsweise überprüft.
Die Vergabe von erforderliche Berechtigungen, wird regelmäßig überprüft.
Passwörter haben eine Mindestpasswortlänge, Mindestkomplexität, das wird durch Passwortmanagement im Server Sichergestellt.
Halbjährlich werden Passwortwechsel erzwungen.
Mobile IT Systeme und Datenträger sind verschlüsselt, es werden IT Systeme zum Schutz vor Viren und Schadsoftware eingesetzt.
Automatisierte Intrusion Detection Systeme für Email und Firewall werden eingesetzt.
Durch restriktive Handhabung der Benutzerrechte, restriktive Weitergabe von Daten und sorgfältige Überprüfung der Auftragnehmer wird Sorge dafür getragen, dass die Datensicherheit und Anforderungen des DSGVO erfüllt werden.
Zugriffskontrolle
Physische Löschung von Datenträgern, Einsatz Berechtigungskonzept, Minimale Anzahl an Administratoren, Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, konkret bei der Eingabe und Löschung von Daten, Verwaltung Benutzerrechte durch Administratoren.
Differenzierte Berechtigungen für den Zugriff werden durch den Administrator restriktiv festelegt.
Benutzerrollen und damit einhergehende Berechtigungen werden kontinuierlich, aber mindestens im Quartal überprüft.
Auscheidende oder im Fachbereich wechselnde Personen werden durch den Administrator mit entsprechenden Berechtigungen versehen.
Die Anzahl der Administratoren ist auf das Minimum beschränkt.
Zugriffe auf die Anwendung EEG Expert werden protokolliert.
Die Zerstörung gebrauchter Datenträger wird elektronisch durch mehrfache gesicherte Löschung durchgeführt.
Papierunterlagen sind in verschlossenen Räumen aufbewahrt und werden bei Bedarf mit Aktenvernichter zerstört.
Trennung
Datenbanken sind nach Funktionen getrennt und die Verarbeitung geschieht durch getrennte Prozesse.
Der Zugriff von Kunden auf Daten anderer Kunden wird durch die Applikation EEG Expert sowie durch Betriebssystemhärtung gewährleistet.
Test- und Produktionssysteme sind physisch voneinander getrennt, und der Übertrag der Daten und Programme ist mit SFTP gesichert.
Pseudonymisierung & Verschlüsselung
Patientendaten werden durch Pseudonymisierung und Referenz durch eine Codenummer geschützt. Nur durch einen unverhältnismäßig hohen Aufwand können Personendaten rekonstruiert werden.
2. Integrität
Eingabekontrolle
Dateneingabe wird auf Applikationsebene mit einer Ereignisdatenbank protokolliert. Diese Nachweise werden für 6 Jahre gespeichert und der Administrator von EEG Expert hat Zugriff auf diese Daten.
Weitergabekontrolle
Personenbezogene Daten werden sowohl für Kunden- wie auch für Patientendaten nur mit gesicherten Webverbindungen übertragen: HTTPS für Webangebote, SFTP für Datenübertragung, Email mit TLS.
Daten werden nach Beendigung des Auftrags sicher gelöscht. Löschungen werden dokumentiert.
3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit
Eine unterbrechungsfreie Stromversorgung USV ist im Einsatz im Server Hosting und die Räume sind klimatisiert. Es sind Feuer und Rauchmeldeanlagen vorhanden. Festplattenspiegelung wird im Backupkonzept eingesetzt, zur Replikation und Wiederherstellung aller Datenfestplatten.
Datensicherung besteht aus täglich Sicherung der Applikation und dessen Daten auf zweiter lokaler Festplatte, täglicher Sicherung auf externem Server. Datensicherungen sind verschlüsselt.
Der Notfallplan tritt im Falle von Störungen auf. Regelmäßige Prüfungen der Backupkonsistenz und Wiederherstellbarkeit sichern die rasche Datenwiederherstellung.
4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung
Die Unternehmensleitung von EEG Expert bekennt sich zur Verantwortung für Datenschutz und Informationssicherheit. Beschäftigte werden zum vertraulichen Datenschutz verpflichtet durch schriftliche Bestätigung und Information.
Der Datenschutzbeauftragte ist Herr Marco Versace von EEG Expert.
Technische Maßnahmen, die den Datenschutz umsetzen sind Alarmanlage am Server, automatische Zugangssysteme, Sicherheitsschlösser, Firewall und Antivirussoftware, Zugangskontrolle zur Administration des Servers, Verschlüsselung, sichere Passwortregeln, Einsatz von Intrusion Detection Systemen, Einsatz zur physischen Löschung von Daten, in der Applikation umgesetzte sichere Mandantenfähigkeit, Bereitstellung verschlüsselter Verbindungen wie SFTP und SSL, Protokollierung von Datenänderungen und Datenlöschungen.
Anfragen bzgl. Datenschutz werden mit Priorität im Support-Prozess bearbeitet und dadurch die zeitnahe Umsetzung garantiert.
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten liegt vor.